Как провести успешное онлайн-мероприятие? Инструкция в 3 этапа: подготовка, день Х, действия после

Как провести успешное онлайн-мероприятие? Инструкция в 3 этапа: подготовка, день Х, действия после

4.94 (Проголосовало: 33)

Об особенностях онлайн-мероприятий

Наверняка у вас есть опыт организации оффлайн-событий. Однако текущая мировая ситуация перестроила большинство компаний на взаимодействие в онлайн, и такой формат оказался не менее продуктивным.

Онлайн и комбинированные мероприятия (со взаимодействием в режиме онлайн и оффлайн) сильно отличаются по своей структуре и организации от оффлайн-событий, поэтому в этой статье мы рассмотрим, о чем вам следует позаботиться, чтобы ваше онлайн-мероприятие прошло удачно, понравилось участникам и набрало популярность.

Разделим это руководство на три этапа:

  • подготовка к мероприятию;
  • день мероприятия;
  • действия после него.

Подготовка к мероприятию

Большинство важных организационных моментов мероприятия определяются задолго до его фактического начала. Любая успешная конференция начинается с хорошей идеи, четкого видения и продуманного плана действий, и виртуальные события не исключение. Однако онлайн-мероприятие требует некоторых специфических нюансов планирования.

Постановка целей

Постановка точных целей – одна из гарантий успешного мероприятия.

  • Определите цель мероприятия и что вы хотите, чтобы участники получили от него.
  • Решите, сколько участников вы хотите привлечь.
  • Составьте план продвижения, чтобы достичь желаемой численности участников.

Где и когда

Один из удобных аспектов проведения виртуального мероприятия – это отсутствие ограничений площадки. Если вы планируете гибридный формат, вам нужно найти также место для личных взаимодействий в оффлайн.

Важно определить:

  • время начала мероприятия с учетом разных часовых поясов участников;
  • продолжительность мероприятия;
  • место проведения личных встреч, если мероприятие комбинированное, и какие меры предосторожности нужно принять на них.

Следующий шаг – выбор онлайн-платформы для проведения вашего мероприятия. Какую бы платформу вы ни выбрали, обязательно обучите команду организаторов всем техническим деталям.

Ваша команда

Ваши сотрудники должны нести ответственность за всю логистику и модерацию мероприятия.

  • Назначьте специалиста, который будет ответственен за координирование мероприятия в день проведения. Он будет и контактным лицом, если что-то пойдет не так.
  • Назначьте члена команды, который будет осуществлять онлайн-поддержку, модерировать чаты и различные сеансы мероприятия.
  • Запланируйте технический прогон со своей командой за 2-3 недели до мероприятия. Так вы отработаете все возможные «косяки».

Спикеры

После того, как вы определились с темой и датой мероприятия, пора приглашать докладчиков. Спикеры являются ключевой частью любого мероприятия, и они могут серьезно поднять показатели регистрации. Обратите внимание на следующее:

  • ищите людей, которые представляют различный опыт и взгляды, сосредоточьтесь на спикерах, которые гарантированно понравятся вашей целевой аудитории;
  • как только они будут подтверждены, отправьте спикерам приглашения на мероприятие и список подготовительных работ, которые они должны будут проделать;
  • предоставьте выступающим программу всех сессий, в которых они участвуют. Если они участвуют в модерируемых беседах или могут отвечать на звонки, проведите предварительный прогон.

Запланируйте репетиции спикеров за 1-2 недели до мероприятия. Вы должны оценить качество освещения, звука, интернет-канала и фона.

Организаторы и спонсоры

Заблаговременно подбирайте поставщиков, подрядчиков, а также приглашайте спонсоров, которые могут сотрудничать с вами в организации вашего мероприятия. Что нужно учесть:

  • выбирайте партнеров, которые принесут наибольшую пользу участникам;
  • подчеркните выгодные результаты, которые спонсоры получат от участия в вашем мероприятии.

Брендинг

Качественное брендирование виртуального мероприятия – один из главных инструментов для его популярности. Подобно тому, как на оффлайн-событиях нужно продумывать вывески, внешний вид онлайн-мероприятия не менее важен. Что нужно сделать:

  • продумайте общий стиль, в котором будут выдержаны все графические составляющие;
  • подумайте о логотипе и цветовой теме;
  • соберите логотипы и другие брендовые компоненты от спонсоров и организаторов;
  • материалы для ваших сессий, стендов и любой зоны мероприятия, которая включает изображения, должны быть выдержаны в едином стиле;
  • создайте уникальный внешний вид вашего мероприятия с помощью профессионального графического дизайнера;
  • выложите привлекательные фотографии спикеров и другие изображения в едином стиле.

Некоторые платформы для организации онлайн-мероприятий, к примеру Confplatform, предлагают возможность сделать ваш бренд узнаваемым, а «интерьер» оформить в вашем фирменном стиле.

Онлайн-компоненты и регистрация

Независимо от того, полностью ли ваше мероприятие виртуальное или комбинированное, онлайн-компонент – его огромная часть. Платформы для онлайн-мероприятий должны уметь:

  • создать веб-сайт мероприятия, чтобы рекламировать его и регистрировать потенциальных участников. Работая с Confplatform, вы можете использовать встроенную систему регистрации и автоматически перенести участников на ваше мероприятие;
  • организовать регистрацию на мероприятие так, чтобы посетители могли максимально просто зарегистрироваться, неважно, бесплатное или платное это мероприятие;
  • сгенерировать автоматические приглашения на мероприятия и другие уведомления.

Расчет бюджета

Основываясь на вышеперечисленных пунктах, вы можете начать расчет предварительного бюджета мероприятия. Это обязательный компонент в управлении проектом.

  • Выделите бюджет для вашей виртуальной платформы для мероприятий. Большинство платформ достаточно гибкие в ценообразовании и привязываются к масштабу мероприятия и потребностей.
  • Включите видео продакшн в свой бюджет. Качественное видео может значительно улучшить впечатления, независимо от того, выбираете ли вы доступный инструмент для создания красивых видео, или привлекаете профессиональное агентство.
  • Закладывайте бюджет на развлекательные элементы и интерактив, чтобы создать увлекательное и захватывающее впечатление, которое привлечет посетителей.
  • Если ваше мероприятие платное, выставите цели по продажам билетов, которые помогут компенсировать ваши расходы.

День мероприятия

В день мероприятия нужно следить за множеством процессов. Главное – придерживаться программы и при необходимости вносить оперативные изменения. Встроенная система управления программой мероприятия Confplatform позволяет это делать без особого труда.

Взаимодействие со спикерами

Главная вещь, о которой нужно позаботиться в начале вашего мероприятия, - это убедиться, что все гости находятся на месте и подготовлены.

  • Проконтролируйте регистрацию спикеров – это можно сделать с помощью программ удаленного рабочего стола или Zoom.
  • Попросите спикеров настроить свои мобильные и компьютерные уведомления на режим «не беспокоить».
  • Напомните докладчикам о темах, которые не следует обсуждать (например, прямые упоминания конкурентов).
  • Напомните спикерам о программе, чтобы они точно знали, когда они выступают. Даже если вы уже отправили им расписание, повторная проверка не будет лишней.

Функция Backstage на площадке Confplatform делает взаимодействие со спикерами максимально удобным. В специально отведенной зоне организаторам и докладчикам можно связываться, прежде чем выступать перед посетителями.

Технический прогон

Финальный прогон необходим перед началом мероприятия: убедитесь, что все технологические элементы работают должным образом.

  • Проверьте работу аудио и видео, удостоверитесь, что спикеры и рекламные/развлекательные элементы показываются и слышатся четко.
  • Проведите заключительную проверку с соисполнителями и подрядчиками, чтобы убедиться, что все ваши действия скоординированны, и все страницы мероприятия работают у всех одинаково.
  • Дважды проверьте интернет-каналы, чтобы не отключиться в критический момент. Помните о резервировании каналов связи.
  • Назначьте ответственных, которые будут отслеживать в чате вопросы и решать технические проблемы в главный день, чтобы все участники знали, к кому обратиться, если что-то пойдет не так.

Социальные сети

Что следует учесть о публикациях о мероприятии в соцсетях:

  • Составьте план публикации в социальных сетях, опираясь на программу мероприятия.
  • Назначьте ответственного, который будет публиковать свежие новости по ходу мероприятия.
  • Отмечайте в постах спикеров и спонсоров, делитесь постами с участниками и другими вовлеченными в ваше мероприятие.

Действия после мероприятия

Помните: то, что ваше мероприятие закончилось, не значит, что окончена работа команды организаторов. То, что вы должны сделать после его завершения, очень важно. Не забудьте добавить эти пункты в свой контрольный чек-лист:

Реклама прошедшего события

Маркетинговая стратегия продвижения мероприятия после его завершения важна так же, как и любой другой этап работы с ним. Поддержание ажиотажа вокруг вашего прошедшего мероприятия имеет огромное значение.

  • Рассмотрите возможность освещения события в прессе, где будут отражены интересные моменты мероприятия и его ценность.
  • Пиарьте ваше следующее мероприятие, если оно предполагается.

Пост-взаимодействие с поставщиками, спонсорами, членами команды и спикерами

После проведенного мероприятия вам нужно проанализировать, что прошло хорошо, а что нужно усовершенствовать. И все задействованные в вашем мероприятии – организаторы, спонсоры, докладчики и члены команды поделятся своими уникальными мыслями.

  • Свяжитесь со спонсорами и организаторами, чтобы получить от них обратную связь. Спросите, что, по их мнению, было наиболее успешным и что можно было бы сделать лучше.
  • Узнайте у спикеров их мнение о мероприятии. Обязательно спросите, захотят ли они участвовать в аналогичном мероприятии в следующем году или в других событиях, которые вы запланировали.
  • Обменяйтесь мыслями со своей внутренней командой о том, что было организовано хорошо, а что можно улучшить в следующий раз.
  • Искренне поблагодарите всех участвовавших за их старания. Виртуальные мероприятия могут быть стрессовыми для всех вовлеченных в них, и требуется много усилий, чтобы сделать их успешными.

Поддержание связи с участниками

Поддерживайте связь и общайтесь с участниками вашего мероприятия. Данные и идеи, которые вы получите из этого, могут быть бесценны.

  • Создайте опросы после мероприятия, чтобы узнать, что ваши посетители думают о нем. Включите туда оценки разных аспектов мероприятия.
  • Предоставьте посетителям ссылки на архивные и иные материалы, связанные с прошедшим событием (видео, опросники, фото, другой контент).
  • Поблагодарите зрителей за то, что они посетили ваше мероприятие.

Удобный планировщик виртуальных мероприятий поможет вам!

При планировании онлайн-мероприятия список дел может оказаться внушительным, поэтому не тяните до последнего.

Выделите время, чтобы создать виртуальный чек-лист планирования мероприятия и протестировать, насколько он будет для вас полезен. Мы готовы утверждать, что это поможет вам провести грандиозное мероприятие и принесет невероятную пользу вашей целевой аудитории.

Confplatform - это универсальная платформа для онлайн-мероприятий, вмещающая 5000 участников и более, и наша команда готова помочь вам на каждом этапе. Попробуйте демо-версию, чтобы узнать, чем Confplatform полезен для вас, и ознакомьтесь с нашим виртуальным планировщиком для успешной организации онлайн-мероприятия.