О чем стоит позаботиться перед запуском онлайн-мероприятия: 5 предварительных действий

О чем стоит позаботиться перед запуском онлайн-мероприятия: 5 предварительных действий

5.00 (Проголосовало: 1)

Онлайн-мероприятия – инновационное решение проблем, возникших в индустрии деловых ивентов из-за пандемии коронавирусной инфекции. Формат мероприятий, проводимых в интернете, завоевал популярность в бизнес-сообществе всего мира: сначала вынужденно, а потом с осознанием своих уникальных преимуществ.

Однако концепция планирования виртуальных мероприятий может казаться пугающей, даже если вы закоренелый профессионал в организации классических оффлайн-встреч.

Мы подготовили для вас 5 советов о проведении технически грамотного онлайн-события.

1. Определите цели своего онлайн-мероприятия

Прежде всего, подумайте, чего вы хотите достичь: как в рамках мероприятия, так и на выходе – что получит ваша публика? Вы пытаетесь повысить узнаваемость продукта или бренда, получить доход за счет привлечения спонсоров или поразить участников потрясающим контентом и прогрессивным подходом? Может быть, все вместе?

Далее определитесь с форматом своего виртуального мероприятия. Это грандиозное событие на весь день или короткий лаконичный вебинар? Будете ли вы предварительно записывать контент или транслировать все в прямом эфире? Вы хотите пропиарить событие в социальных сетях или медиа? Как вы будете привлекать участников? Нужны ли вам спонсоры?

Вам также необходимо решить, как по итогу вы будете измерять успех своего мероприятия и определять ключевые показатели эффективности.

Наличие четко поставленных с самого начала целей помогает принимать взвешенные решения при планировании и выборе технического оснащения для виртуального мероприятия.

2. Выберите подходящую платформу для онлайн-мероприятий

Точно так же, как вы ищете идеальное место для проведения личных деловых встреч, вам нужно найти подходящую онлайн-площадку для организации виртуальных мероприятий. Выбранная вами платформа в интернете становится локацией онлайн-мероприятия, местом, где ваши спикеры, участники, спонсоры собираются вместе.

Тип требуемой онлайн-платформы зависит от формата мероприятия. Если это будет простой вебинар, скорее всего, любой стандартный стриминговый провайдер удовлетворит ваши потребности.

Если вы планируете что-то всеобъемлющее, например виртуальную конференцию с активным взаимодействием спикеров и участников, геймификацией, рекламой, вам нужно будет вложиться в онлайн-платформу с более сложными интерактивными возможностями.

Будут ли на вашем мероприятии спонсоры? Если да, вам понадобится функционал на платформе, чтобы демонстрировать их повсюду. Продвинутые площадки включают спонсируемые заставки и рекламные баннеры, профили спонсоров в приложении, спонсируемые push-уведомления и геймификацию.

Учтите также, что некоторые платформы виртуальных мероприятий интегрируются с несколькими поставщиками потоковой передачи в реальном времени, что дает вам гибкость в выборе источников видео-картинки. Другие могут работать только с одним источником, например Zoom.

При оценке поставщика потоковой передачи учитывайте специфику его использования участниками. Просмотр видео в течение нескольких часов с мобильного устройства в итоге становится утомительным. С другой стороны, использование одного десктопа может затруднить взаимодействие с другими элементами платформы, например чатом. Выбирайте виртуальную платформу, которая предлагает функциональность для нескольких устройств.

Думайте на перспективу. Сейчас ваш выбор, несомненно, должен соответствовать текущим мировым бизнес-реалиям, но не тратьте деньги на слишком дорогой продукт, который работает только для виртуальных мероприятий. Формат личных встреч не исчезнет, поэтому выбранная вами платформа для полного объема должна предлагать функциональность гибридных мероприятий.

3. Учтите детали продакш

Как только вы определили цели своего виртуального мероприятия и в соответствии с ними выбрали платформу для реализации, пришло время поработать над продакшном. Подумайте об этом, как о представлении телешоу в прямом эфире – вам нужно составить программу, в которой перечисляются все детали мероприятия вплоть до минуты, и выделяются роли каждого задействованного в нем с четко определенными обязанностями.

Скорее всего, вам потребуется ведущий, который владеет технологией проведения онлайн-мероприятий, и специальная техническая поддержка. Убедитесь, что каждая роль четко определена, и все члены вашей команды в курсе своей зоны ответственности.

Обязательно составьте план того, как вы будете общаться со своей командой во время конференции, а также со своими спикерами. Нужно иметь запасную линию связи, проходящую «за кулисами», например, выделенный канал в Telegram или Slack. Это чрезвычайно важно, если у вас возникнут технические или другие неожиданные проблемы.

4. Проинструктируйте спикеров

Подготовка спикеров – один из важнейших аспектов успешного мероприятия. Они могут быть профессионалами, но, возможно, первый раз будут выступать онлайн. Если у них нет опыта в настраивании освещения, правильного звука, бэкграунда, им понадобится помощь. Рассмотрите вариант материальной поддержки: чтобы обеспечить качество и согласованность стилистики мероприятия, многие организаторы присылают своим спикерам такие инструменты, как лампы с правильным освещением, микрофоны, камеры, стенды для бэкграунда с логотипами.

Предпочтительное место для съемки видео спикерами – тихое, без посторонних шумов и возможности помех. При тестировании прислушайтесь к любому отвлекающему шуму (вентиляторов, кондиционеров, звуков с улицы) и к любому эху, так как все это может заглушить голос говорящего.

При настройке камеры или ноутбука ее нужно расположить напротив лица спикера, чтобы обеспечить прямой зрительный контакт. Плечи должны быть в кадре, чтобы добиться наилучшего визуального отображения.

Естественное освещение из окна и настольные лампы чаще всего обеспечивают лучшее освещение. Не допускайте прямого света на лицо спикера, а также освещения сзади.

Обязательно проведите с каждым спикером технический прогон его выступления – для оценки его подготовки и оснащения его домашней «студии». Тестирование выступления можно записать – на случай форс-мажора или каких-либо проблем во время мероприятия она послужит резервным материалом.

5. Продвигайте ваше событие

Реклама события важна, так как что без хорошей посещаемости спонсоры и участники с меньшей вероятностью вернутся к вам в следующий раз, когда вы запланируете новое мероприятие.

Маркетинговый план должен включать:

  • рекламу в социальных сетях;
  • таргетированную рекламу;
  • контекстную и баннерную рекламу;
  • рассылку анонсов по собственной базе;
  • продвижение на социальных каналах спикеров и спонсоров мероприятия.

Чек-лист для проверки готовности вашего онлайн-мероприятия

Итак, краткое обобщение предыдущих пунктов, которые надо учесть, чтобы ваше событие прошло удачно, принесло прибыль и понравилось публике:

  1. Определите цели виртуальных мероприятий: глобальные и сопутствующие.
  2. Выберите правильную онлайн-платформу для реализации конференции.
  3. Тщательно продумайте производственные моменты.
  4. Обучите вашу команду управлению техническими деталями, а спикеров – грамотной съемке видео.
  5. Рекламируйте мероприятие во всех доступных каналах продвижения.