Онлайн-мероприятие: детальное руководство, как организовать его правильно

Онлайн-мероприятие: детальное руководство, как организовать его правильно

5.00 (Проголосовало: 2)

Продолжающаяся пандемия COVID-19 сподвигла многие компании искать альтернативные пути проведения деловых встреч и конференций. Вместо того, чтобы отменять или откладывать важные мероприятия, гораздо продуктивнее организовать их онлайн или в гибридном формате, ограничив число оффлайн участников.

Однако из-за недостатка опыта в этой сфере организаторы сталкиваются со множеством специфических нюансов. В этой статье мы рассмотрим основные моменты, которые помогут вашему онлайн-мероприятию стать успешным.

Что такое онлайн-конференция?

Вместо физического присутствия такие мероприятия полностью проходят в интернете. Участники, спонсоры, спикеры используют онлайн-площадки, чтобы присоединиться к событию. Онлайн-мероприятия могут быть простыми – как вебинар, или более сложными – включающими многочисленные сессии, выступления, развлекательный контент – практически идентичные оффлайн-событиям. Навороченность онлайн-мероприятия зависит от функционала онлайн-платформы, на которой она проходит.

Преимущества онлайн-проектов

Распространено мнение, что онлайн-конференции по умолчанию не могут иметь той же ценности, что и личные встречи. Однако мы с этим не согласны. Виртуальное мероприятие может быть увлекательным для участников и спонсоров, а также обеспечить рентабельность инвестиций в ваш бренд, способствовать увеличению доходов, поднять популярность.

Преимущества онлайн-мероприятий:

  1. Экономия денег: вы можете сэкономить на аренде места проведения, питании, развлечениях и печатных материалах, и вашим участникам также не придется тратить средства на поездку, бронировать рейс или гостиницу.
  2. Монетизация: площадка для онлайн-мероприятия может включать в себя дополнительное рекламное пространство, например брендированные рекламные баннеры и заставки, спонсируемые push-уведомления. В зависимости от платформы, на которой проходит мероприятие, вы также можете добавлять логотипы спонсоров и рекламные ролики в свою прямую трансляцию.
  3. Охват большей аудитории: онлайн-мероприятие позволяет привлечь гораздо больше гостей, иногда намного больше, чем может вместить даже самое просторное физическое место проведения. А так как путешествия – не препятствие, участники могут присоединиться к вам из любой точки мира. Многие организаторы мероприятий сообщают об увеличении числа регистраций и посещаемости с момента перехода на онлайн-формат.
  4. Забота об окружающей среде: без необходимости лететь в командировки онлайн мероприятие не повлечет выбросов топлива. Также не будет никаких затрат бумаги и расходов на печать.

Как начать? Переход к онлайн-событиям

Оценив преимущества перехода на мероприятия в формате онлайн, вы наверняка зададитесь вопросом, с чего начать. Это может показаться сложным, особенно если вы уже запланировали оффлайн-ивент. Ключевое слово здесь - «переход».

На деле планирование онлайн-мероприятия во многом похоже на подготовку традиционного мероприятия. Вместо того чтобы выбирать место проведения, вы выбираете виртуальную платформу, которая станет площадкой для вашего мероприятия. Если вы начинаете с нуля, вам все равно будет необходимо привлекать докладчиков и искать спонсоров. Если ваше мероприятие уже было запланировано на каком-либо физическом месте действия, переведите существующих спикеров и спонсоров в виртуальное пространство.

Вот некоторые важные моменты, о которых следует позаботиться при планировании онлайн-мероприятия.

Составьте план своего онлайн-мероприятия

Чрезвычайно важно обговорить планы мероприятия с участниками и спонсорами. Чем больше времени вы отведете подготовке, тем лучше. Для большинства людей такой формат в новинку, и сначала вы можете столкнуться с неприятием. Это естественно.

Будьте готовы ответить, как вы будете решать все вопросы, связанные со взаимодействием между участниками и спикерами, лекциями, спонсорством и т.п. Поддерживайте постоянное общение со всеми задействованными в событии людьми. Непосредственно перед мероприятием отправьте напоминания по всем доступным каналам: электронная почта, текстовые сообщения, социальные сети. Если вы используете приложение и/или платформу для онлайн-мероприятий (настоятельно рекомендуем), держите в курсе актуальной информации участников и спонсоров с помощью push-уведомлений.

Адаптируйте существующий контент к онлайн

Наверняка вы уже потратили бесчисленное количество часов, планируя организацию оффлайн-формата, так не позволяйте этой серьезной работе пропасть зря. Ваши докладчики уже согласились участвовать в вашем мероприятии, поэтому в это время они будут доступны и для онлайн-формата. То же самое с вашим контентом. Нет смысла разрабатывать новые сессии, вам просто нужно адаптировать их для просмотра в интернете.

Проверьте техническое оснащение

Чтобы ничто не помешало и не прервало ваше онлайн-мероприятие, нужно дважды (а лучше трижды) убедиться, что все техническое оснащение работает идеально.

  • Проверьте микрофоны.
  • Проверьте качество видео.
  • Проверьте подключение к интернету (рассмотрите возможность использования запасного кабеля Ethernet).
  • Проверьте, правильно ли организована запись.
  • Проверьте ссылки и слайды презентации.

Определитесь с форматом мероприятия

Платформы для онлайн-мероприятий предлагают широкий функционал для проектов совершенно разных форматов. Поэтому вам нужно определить его масштаб, чтобы правильно выбрать интернет-платформу.

Это будет небольшой ивент или вебинар? Или ваше мероприятие будет включать тысячи зрителей, несколько параллельных сессий и выступлений спикеров? Будет ли оно длиться пару часов или несколько дней? Нужно ли вам спонсорство? Хотите ли вы продвигать мероприятие в социальных сетях, засветиться в медиа?

Особенности вебинара, как формата

Вебинары обычно длятся от одного часа до нескольких, и, хотя они иногда включают серию сеансов или выступлений, они в целом короче и лаконичнее. Вебинары могут проводиться в прямом эфире или предварительно записываться и рассылаться участникам позднее. Многие платформы для проведения вебинаров включают возможность записи программ, чтобы участники в дальнейшем просматривали их по запросу. Содержание вебинаров обычно носит учебный или образовательный характер.

Хотя вебинары являются хорошим средством рекламы и связи с участниками, они не справляются с организацией взаимодействия посетителей и привлечением спонсоров. Это не масштабный формат.

Особенности стриминга (прямого эфира), как формата

Стриминг – лучший вариант для более длительных онлайн-мероприятий с участием нескольких выступающих и сессий. Платформы для организации таких мероприятий осуществляют удаленное подключение посетителей из разных точек к прямой трансляции. Как и на оффлайн-мероприятии, участники могут заходить и выходить из разных сессий и взаимодействовать с докладчиками в режиме реального времени.

Почему важны специализированные платформы для онлайн-мероприятий?

Платформы для онлайн-мероприятий обеспечивают функции взаимодействия – общение, опросы, вопросы и ответы, геймификация – а все это качественно улучшает проект. И, если быть честными, если вы не включите эти функции в свое событие, это будет просто вебинар.

На многих простых площадках для организации онлайн-мероприятий отсутствуют функции взаимодействия, которые входят в «стандартную комплектацию» специализированной платформы, поэтому подумайте, какое решение поможет вам достичь ваших целей и сделает ваше мероприятие увлекательным. Для многих событий объединение платформы с компонентами прямой трансляции – отличный способ перейти к онлайн, а затем обратно к оффлайн-событиям.

Что нужно учесть при выборе платформы для онлайн-мероприятия?

При выборе площадки для организации онлайн-события вам необходимо обдумать несколько технических соображений. Некоторые платформы поддерживают только онлайн-формат (исключая комбинированные мероприятия), и вы, возможно, не захотите вкладывать большие средства в такое решение, особенно если вы планируете вернуться к оффлайн-встречам. Подумайте о решении на долгий срок.

Онлайн-мероприятия в будущем станут важнейшим компонентом оффлайн-ивентов. Рекомендуем обратить на это внимание при формулировании требований к платформе.

Реклама вашего онлайн-мероприятия

Для сбора аудитории на мероприятие используйте весь арсенал средств:

  • Размещайте ссылку для регистрации в своих социальных сетях каждый день недели, предшествующей мероприятию;
  • Продвигайте посты в социальных сетях;
  • Запустите таргетированную рекламу;
  • Рассылайте анонсы мероприятий по собственной базе;
  • Запустите контекстную и баннерную рекламу;
  • Пройдитесь по аудитории своих партнеров.

Тестируйте разные каналы, оценивайте эффективность через расчет стоимости привлечения одного участника и сравнивайте с доходом на одного участника. Это позволит максимизировать общее число зарегистрированных.

Также помните, что зарегистрированных участников необходимо регулярно «прогревать» по электронной почте и в социальных сетях (используйте для этого ремаркетинг), чтобы обеспечить доходимость.

Реклама ваших спонсоров

Как организатор, вы рассчитываете на спонсорские деньги для поддержки своих мероприятий, и это также актуально для онлайн-формата. Специализированная платформа для онлайн-мероприятий предлагает несколько способов сделать ваших спонсоров максимально заметными.

Подумайте: когда вы размещаете спонсорский баннер на оффлайн-мероприятии, вы не можете точно отследить, сколько людей его увидели и привел ли он к каким-нибудь действиям и осмыслениям с их стороны. Кто знает, видели ли баннер нужные люди вообще?

С помощью платформы для онлайн-мероприятия спонсоры могут внедрять в свои гиперссылки функционал, отслеживающий количество показов и переходов. Знание о том, что они могут оценить рентабельность своих инвестиций, простимулирует их спонсировать ваше мероприятие!

Вот несколько способов выгодно продемонстрировать спонсоров:

  • Рекламные заставки.
  • Рекламные push-уведомления.
  • Рекламные баннеры.
  • Демонстрация спонсируемых мероприятий.
  • Профили спонсоров.
  • Спонсорские логотипы в прямой трансляции.

В заключение

Мы убеждены, что онлайн-мероприятия имеют большое будущее – и как самостоятельные события, и как компонент живых деловых встреч.

Надеемся, что наше руководство поможет более детально погрузиться в эту эффективную бизнес-идею, и если мы можем сделать для вас что-нибудь еще, сообщите нам об этом.