Онлайн-мероприятия разного формата: подсказки организаторам

Онлайн-мероприятия разного формата: подсказки организаторам

5.00 (Проголосовало: 1)

Онлайн-мероприятия – новый формат деловых встреч, возникший как неизбежное последствие пандемии, но доказавший свою эффективность. И не приходится сомневаться, что в будущем он не исчезнет и будет только совершенствоваться.

Существует несколько форматов онлайн-мероприятий: полностью виртуальные (предварительно записанные или проходящие в прямом эфире) и комбинированные (сочетающие онлайн-выступления и оффлайн-часть). Все они требуют соблюдения особых правил для того, чтобы стать качественными и визуально красивыми.

Эта статья кратко ознакомит вас с отличиями мероприятий разного формата и даст небольшие советы, как организовать их грамотно.

Полностью онлайн-мероприятие: спикер ведет трансляцию из офиса или дома

В таком случае спикер снимается удаленно и доставляет свой контент аудитории, используя только собственное домашнее оборудование. А так как оно не является профессиональным, это может повлечь некоторые негативные последствия.

Чтобы обеспечить высокое качество звука и видео, мы рекомендуем выслать вашим спикерам «установочный пакет», включающий необходимую подсветку, веб-камеру и портативный прикрепляющийся к одежде микрофон. Сопроводите это руководством по эксплуатации с пошаговой инструкцией по настройке оборудования. Обязательно созвонитесь со спикером, протестируйте вместе оборудование.

Если в вашем бюджете не предусмотрено аренды или покупки оборудования для каждого спикера, создайте перечень критериев, которым должно соответствовать их собственное оснащение и направьте спикеру чек-лист.

  • Совет: чтобы создать единую стилистику мероприятия, рассмотрите возможность отправки каждому выступающему фирменного лого для оформления бэкграунда.

Онлайн-мероприятие: спикер снимается в студии

В этом сценарии небольшая группа, в которую входят видеооператор, звукорежиссер, режиссер и спикер, собирается в студии, чтобы организовать видеосигнал. Этот видеоконтент может быть доставлен аудитории в нескольких форматах:

  1. 100% прямая трансляция. Для этого варианта можно пригласить профессионального ведущего, который будет брать интервью в прямом эфире, пояснять, как работает виртуальное событие, и в целом координировать процесс. Это более увлекательно для участников – получать живые пояснения, а не письменные инструкции. В данном формате достигается максимальное взаимодействие между спикерами и участниками – они могут онлайн задавать вопросы, участвовать в викторинах и чатах.
  2. Прямая трансляция + предварительно записанные выступления. В таком случае заранее записанные презентации спикеров и выступления в прямом эфире чередуются. Можно также пригласить ведущего-модератора, который будет регулировать происходящее. Это промежуточный формат по степени погруженности зрителей во взаимодействие с докладчиками.
  3. Предварительно записанные выступления. По-другому данный формат называется вебинаром. Все видео с докладами создаются до начала мероприятия. Это самый надежный вариант – в плане того, что в нем нет места форс-мажорам, и вы заранее уверены в качестве смонтированного видео. Если ваша цель – просвещение или обучение, это, пожалуй, оптимальный вариант. Однако в нем отсутствует интерактив, мероприятие становится записанным уроком, а не площадкой для обсуждения и взаимодействия.

Комбинированное мероприятие: сочетание онлайн и оффлайн

В таком случае некоторые спикеры собираются для прямого выступления в студии, а некоторые включаются в процессе мероприятия онлайн. Вам нужно управлять обеими группами. Подумайте о профессиональном ведущем-координаторе.

Обратите внимание, что для привлекательной картинки здесь нужно достигнуть единообразия экстерьера мероприятия. Например, если вы планируете использовать специальный фон или какой-либо брендинг в прямом эфире, убедитесь, что это требование распространяется и на ваших виртуальных спикеров.

Обязательно обговорите со всеми спикерами логистику мероприятия и технические вопросы. Позаботьтесь об оборудовании для удаленных докладчиков.

Что должны знать спикеры онлайн-мероприятия – несмотря на формат?

Крайне важно, чтобы докладчики понимали ваши основные цели, вашу аудиторию и ваши ожидания от онлайн-мероприятия.

Вам следует озадачиться следующими вопросами:

  • Какое оборудование спикеры используют для выступления?
  • Насколько надежное у них интернет-соединение для выступления в прямом эфире?
  • Есть ли дополнительные материалы, которые они могут предоставить для аудитории для повышения зрелищности и интерактива?
  • Готовы ли вы обеспечить спикерам дополнительное оснащение или время в студии?

Достигнув максимального соответствия, понимания и поддержки во всех аспектах мероприятия, вы станете со своими спикерами слаженной командой, которая сможет создать запоминающееся онлайн-событие.